.

Dybde

Kontrollert kaos

UDIs bratte lærningskurve

I mars 2016 står det ca. 1300 ansatte på UDIs lønningslister. I løpet av et drøyt år har UDI vokst med nesten 30 prosent. I tillegg har antall overtidstimer nådd himmelen. Læringskurven har vært bratt i UDI i det siste.
  • Gunn Kvalsvik
  • Irene Brønlund Opseth/Privat

– Vi burde vært forberedt på det som skulle komme, både politikere og fagfolk. I Europa hadde det kokt en god stund, og selv om Norge ligger i utkanten av kontinentet hadde det vært rart om ingen fant veien opp hit.

Irene Brønlund Opseth smiler oppgitt, mens hun snakker om den store flyktningstrømmen som kom brått på og som har skapt enorme arbeidsmengder for UDI. Som hovedtillitsvalgt for 340 samfunnsvitere i nettopp UDI vet hun hva det har kostet å ”bli tatt på sengen”. Men hun har også sett hvor dyktige svært mange i direktoratet er til å brette opp armene og ta fatt i utfordringene.

 

Realitetsorientering
Tilbake til våren 2015, noen måneder etter at Arbeiderpartiet under landsmøtet sitt hadde skapt debatt med sitt ”hårete” innvandringsvedtak om å si ja til 10 000 asylsøkere. Den våren da lille Norge våknet til menneskehavene som kom innover landet vårt. Fra en situasjon med rundt ti søkere daglig som normalen, kom det 50, så 100, 300 og på den meste opp mot 500 om dagen.

– Etterhvert sluttet vi å snakke om tall i korridorene. TV-bilder av asylanter utenfor Politiets Utlendingsenhet (PU), i sovekø for å registrere seg, preget også oss. Vi var like handlingslammede og så hvordan frivillighets-Norge mobiliserte der forvaltningen ikke klarte det, sier Opseth.

I UDI tok de ansatte sats, og i enkelte avdelinger jobbet folk døgnet rundt. Siste halvdel av 2015 ble det registrert 23 000 overtidstimer.

Vi sitter på kontoret til Irene Brønlund Opseth i syvende etasje i UDIs hovedkvarter. Rommet er en liten Samfunnsviter-hule med gule logoposer med diverse utstyr i hjørnet, og med flere skriveblokker med Samfunnsviter-logo på i en stabel. Som frikjøpt består arbeidshverdagen hennes av å delta i møter, opptre som representant for halvparten av arbeidsstokken og å følge nøye med på utviklingen i ansettelsespolitikken.

 

Et kaotisk år
Irene Brønlund Opseth forteller om et kaotisk år der ansatte som jobber med asylsøknader har måttet følge fornuften heller enn overtidsreglementet. For mange har det vært jobb og jobb, tidlig og sent, i ukesvis.

– Ikke at det ble gjort saksbehandlingsfeil, men selve forvaltningsvedtakene om rett til overtid tar tid å endre, og arbeidsmengden førte til at folk gjorde det som rett var; å jobbe overtid. Når vi etterhvert fikk flyttet grenser, så sprengte vi også disse. Vi bad om tilgivelse heller enn tillatelse, heter det vel, sier hun og smiler. Hun er tydelig stolt over kulturen i UDI, forteller at folk er flinke og setter arbeidet høyt.

Opseth tror at er det gode arbeidsmiljøet er hovedgrunnen til at UDI generelt opplever lav turnover og at samfunnsvitere og humanister holder stand.

– Slike ekstremperioder kan påvirke arbeidsmiljøet. Hvordan står det til med det store ”vi-et” i UDI nå?

– Siden vi har mange forvaltningsområder, der asyl og bosetting utgjør bare en av delene, så opplever vi at det store arbeidspresset har ført til en slags splittelse – en slags deling mellom de som jobbet døgnet rundt og resten, som hadde tilnærmet normale arbeidsdager. Siden vi jobber så spesialisert er det dessverre heller ikke mulig å sette forvaltningsområder på vent og trå til i andre avdelinger, selv når det kom opptil 500 personer og tre til fire mottak skulle på plass i døgnet, forklarer Opseth.

– Det har vært unntakstilstand i over ett år, men vi har lært enormt mye. Masse faktisk. Hva fungerer, hva fungerer ikke? Vi har også blitt mer klar over hvor tungrodde rammene vi må bevege oss innenfor er, sier Irene Brønlund Opseth.

Irene Brønlund Opseth
Irene Brøndlund Opseth. Seniorrådgiver og hovedtillitsvalgt for 340 samfunnsvitere i UDI.

 

Uklare bestillinger
Etter noen måneder med kaos, inkudert mediedebatter som gikk i alle retninger, valgte regjeringen å ta grep om flyktningsituasjonen, blant annet ved å etablere et eget innvandrings- og inkluderingsdepartement, ledet av tidligere landbruksminister Sylvi Listhaug.

– Det blir alltid noe forskjell med en ny regjering, men egentlig opplevde UDI få endringer da den ”blåblå” regjeringen overtok roret for et par år siden. Etter at vi fikk et nytt departementet og ny statsråd, har vi imidlertid opplevd et større trøkk og flere bestillinger. Noen er dessverre uklare og fører med seg en del frustrasjon og støy. Det mest dramatiske er selvsagt Storskogsinstruksen, som mange av oss opplever å være dårlig faglig forankret, sier Irene Brønlund Opseth.

– Hva mener du med det?

– Misforstå meg rett. Vi er forvaltere, altså leverer vi uavhengig av politisk parti eller statsråd, men vi er avhengige av klare linjer som er godt kommunisert og ikke minst faglig fundert. UDI har i sin høringsuttalelse påpekt at enkelte forslag ikke vil være i tråd med prosesskrav i nasjonalt og europeisk regelverk. UDI uttalte også at forholdet til internasjonale forpliktelser er mangelfullt omtalt i deler av høringsnotatet, sier Opseth.

– Hva er førsteprioritet akkurat nå?

– I UDI jobber vi nå særlig med fokus på de 4-5000 menneskene som kom over Storskog og som er plassert rundt i landet. I henhold til instruksen skal mange behandles etter § 32 i Utlendingsloven fordi Russland anses som et trygt tredjeland. De har pass og en eller annen form for visum eller oppholdstillatelse, noe de måtte ha for å komme gjennom Russland. Til sammen har vi 21 000 asylsaker som skal til behandling. Dette er saker vi har lite informasjon i, siden PU ikke har fått gjort sin ordinære registreringsjobb, forklarer hun.

– Er det slik at de ansatte måles på antall saker som behandles og at mer komplekse saker havner bakerst i bunken?

– Vi blir målt, ja, men oppgavene blir fordelt likt utover og vi jobber suksessivt. UDI har gode rutiner som sikrer fordeling og kontinuitet; rett og slett en god saksbehandlingskultur som gjorde at vi er nede i en saksbehandlingstid på mellom to og seks måneder. Eller, slik var det for et år siden. Nå vet jeg ikke helt, dessverre har behandlingstiden flydd til vers, sier Opseth.

 

Masseansettelse
Behovet for å få flere forvaltere raskt har gjort at UDI har måttet tenke nytt også i ansettelsesprosesser. Av de 7-800 som søkte på utlysningen for noen måneder siden, ble alle som hadde grunnkvalifikasjonskravene, en master eller et hovedfag, kalt inn til intervju.

– For første gang i UDIs historie, iallfall i min tid, ble kandidatene intervjuet i grupper. Jeg har ikke selv vært med i gruppeintervjuene, men har hørt at det gikk bra og var en form som fungerte. Ansettelseslistene forteller at mange er unge og sikkert også nyutdannede, så her er det nok mange som skal inn i sin første ordentlige jobb, forteller Opseth.

Forvaltningsinstanser med økt bemanning på grunn av asyl- og flyktningstrømmen

I tillegg til UDI har også andre offentlige instanser vært nødt til å styrke bemanningen kraftig som følge av asyl- og flyktningstrømmen i fjor høst.

Siden september har Politiets Utlendingsenhet (PU) tilsatt 300 midlertidig ansatte. I tillegg er mange stillinger utlyst, uten at PU kan tallfeste antallet. Justis- og beredskapsdepartementet har hatt et svært høyt arbeidspress, og har løst utfordringen ved omdisponering av medarbeidere og økt overtidsbruk. Ansatte fra andre departementer og etater har hospitert i både kortere og lengre perioder. Departementet opplyser om at en ytterligere styrking av bemanningen fortløpende blir vurdert.

Regjeringen bevilget i høsten 2015 midler til 378 stillinger i politiet og 17 i PST.

Kilde: PU og Justis- og beredskapsdepartementet.

– Er det faste ansettelser?

– Nei, det er det ikke. Dessverre. Som hovedtillitsvalgt ønsker jeg selvsagt at flest mulig skal få en trygg og fast ansettelseskontrakt. Når det er sagt, tror jeg ikke at arbeidsoppgavene vil forsvinne, så sannsynligheten for at folk vil få tilbud om å fortsette er stor.

Mange nye mennesker har ført til at UDI har måttet utvide fysisk. I tillegg til hovedbygget, som utgjør et stort kvartal i Hausmannsgate i sentrum øst i Oslo, der Opseth sitter, er det fire andre bygg som også huser UDI-ansatte.

– Vi har måttet snu oss rundt, og har heldigvis funnet kontorlokaler i nærheten. Det er selvsagt litt upraktisk at vi ikke er samlokalisert, men så langt har det fungert godt nok, sier hun.

 

Fart i sakene
Irene Brønlund Opseth snakker fort og mye, er engasjert og fremoverlent. Etter 14 år i UDI er det ingen tegn på tretthet, snarere tvert imot. Hun gestikulerer ivrig mens hun snakker om fokuset på fremtiden heller enn det som har vært. Hun begynte som vanlig tillitsvalgt i 2007. Vervet som hovedtillitsvalgt har Opseth hatt i nesten fire år, og hun har bestemt seg for å stille til valg for to nye år.

– Det har vært unntakstilstand i over et år, men vi har lært enormt mye, både om hva som fungerer og hva som ikke fungerer. Vi har også blitt mer klar over hvor tungrodde rammene vi må bevege oss innenfor, er. Rekkefølgen vi må forholde oss til for å kartlegge hvem folk faktisk er, er urokkelig, for å forhindre epidemier, terror og andre lumskheter vi ikke ønsker oss. Håpet er at vi finner et system som gjør prosessene mer effektive og sømsydde, sier hun.

UDI ønsker å lære av det som har skjedd og jobber med en intern prosess om temaet beredskap. Samfunnsviternes hovedtillitsvalgt sitter tett på og formidler erfaringskunnskap. Den gamle ekstremsituasjonsplanen som lå nederst i en skuff, visste seg å ikke være verdt papiret den var skrevet på engang. Scenariet som omhandlet planer dersom 50 skulle komme, fikk flere til å trekke på smilebåndet.

– Vi er en LEAN-bedrift og setter endring og smarttenking høyt. Nå må det jobbes med å få på plass en infrastruktur som gjør oss klare for vårens innvandringsbølge, når eller dersom den kommer. Vi lager planer med fokus på flyt og smarte løsninger. Målet er at vi neste gang skal være klare, gjøre jobbene og løse oppgavene i rett rekkefølge, avslutter Irene Brønlund Opseth.