.

Aktuelt

Betraktninger rundt varslingsregler i organisasjoner og bedrifter

Advokat Geir Lippestad skriver om regler for håndtering av trakassering.
  • Geir Lippestad
  • Advokatfirmaet Lippestad AS/illustrasjonsbilde

Denne høsten har vi Norge for alvor sett kraften i Metoo-bevegelsen, hvor kvinner og menn verden over har tatt opp kampen mot trakassering og uønsket seksuell adferd. I Norge ser vi at både bedrifter og organisasjoner ikke har jobbet godt nok med rutiner og prosedyrer for å forebygge denne typen adferd. I et land hvor likestilling har kommet svært langt sammenlignet med mange andre land, kan en si at dette er noe overraskende, men like fullt ser vi at samtlige av de organisasjonene og bedriftene som nå blir satt på prøve, har hatt og fortsatt har, mye å lære.

 

Lovgivningen
Det er ledelsens ansvar å sørge for gode rutiner og prosedyrer for å forebygge trakassering, og for ansatte gjelder arbeidsmiljøloven. § 2 A-1 gir ansatte rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten, og fremgangsmåten ved varsling skal være forsvarlig. Det betyr at arbeidsgiver har ansvaret for at det er gode prosedyrer for varsling. Det følger videre av § 2 A-3 at arbeidsgiver har plikt til å utarbeide rutiner for intern varsling. Arbeidsgiver plikter alltid å utarbeide slike rutiner dersom virksomheten jevnlig sysselsetter minimum 5 ansatte. Rutinene skal være skriftlige og de skal minst inneholde oppfordring om å varsle om kritikkverdige forhold, fremgangsmåte for varsling, og fremgangsmåte for mottak, behandling og oppfølging av varsler.

 

For organisasjoner med medlemmer og tillitsvalgte gjelder ikke arbeidsmiljøloven direkte. Her gjelder likestillings- og diskrimineringsloven. Lovens § 13 fastsetter forbud mot å trakassere. Dette innebærer at trakassering og seksuell trakassering er forbudt. Med trakassering menes her handlinger, unnlatelser eller ytringer som har som formål eller virkning å være krenkende, skremmende, fiendtlige, nedverdigende eller ydmykende. Med seksuell trakassering menes enhver form for uønsket seksuell oppmerksomhet som har som formål eller virkning å være krenkende, skremmende, fiendtlig, nedverdigende, ydmykende eller plagsom. Det er viktig å presisere at det er arbeidsgiver og ledelsen i organisasjoner som har plikt til å forebygge og forhindre trakassering og seksuell trakassering.

 

I de organisasjoner og bedrifter som har kommet i hardt vær etter metoo-kampanjen, er det særlig arbeidsgivers manglende forebygging, rutiner og prosedyrer for å hindre trakassering som har blitt kritisert, ført til lederes fall og organisasjoners omdømmetap. Derfor jobber mange organisasjoner i dag med å kvalitetssikre at de jobber i tråd med arbeidsmiljøloven og likestillings- og diskrimineringsloven for å ha gode rutiner og prosedyrer for å hindre lovbrudd.

 

Compliance – virksomhetsstyring
I Advokatfirmaet Lippestad har vi, for å hjelpe organisasjoner og bedrifter, laget et compliance-hus, som et hjelpemiddel for å sikre at ledelsen har god styring innenfor dette viktige feltet.

 

Første steg i en slik prosess er å foreta en grundig risikoanalyse over hvordan organisasjonen fungerer, i forhold til at ulovlige hendelser kan inntreffe. Hvordan arbeider de frivillige sammen? Hvilke møteplasser eksisterer? Er det mye reisevirksomhet? Har de tillitsvalgte fått tilstrekkelig opplæring og kompetanse for å kunne utføre et godt og trygt lederskap? Spørsmålene kan være mange, og hver organisasjon må gå i dybden for å se på alle de mulige risikofaktorene.

I de organisasjoner og bedrifter som har kommet i hardt vær etter metoo-kampanjen, er det særlig arbeidsgivers manglende forebygging, rutiner og prosedyrer for å hindre trakassering som har blitt kritisert.

 

Etter at risikoanalysen er gjennomført, er tiden kommet for å lage retningslinjer og prosedyrer. Retningslinjene inneholder regler for hvordan man forventer at ansatte, tillitsvalgte og medlemmer skal oppføre seg. Jo klarere retningslinjene er for hvordan man skal opptre på vegne av sin arbeidsgiver eller organisasjon, jo lettere er de å etterleve. De fleste store bedrifter og organisasjoner har nokså utførlige og detaljerte retningslinjer som omhandler alt fra etikk, verdier, alkohol, gaver, omgangsform, bruk av sosiale medier, og særlig legges det vekt på lederes ansvar i møte med underordnede og samarbeidspartnere.

 

Det er ikke retningslinjene organisasjonene og bedriftene har fått de største problemene med. Der problemene har oppstått, er når varsler har kommet og det ikke er klare prosedyrer for hvordan de skal håndteres. Derfor er det veldig viktig å ha klare prosedyrer slik at ansvarsforhold, maktforhold og interne forhold ikke blir faktorer som vanskeliggjør en god saksbehandling. Spørsmål som bør vektlegges ved utforming av prosedyrer er om varslene skal håndteres internt eller eksternt. For store bedrifter med god økonomi, er det ikke uvanlig at man setter håndtering av varslene ut til et eksternt advokat- eller revisjonsbyrå. For en organisasjon med tillitsvalgte og medlemmer, som igjen reiser spesielle problemstillinger, vil det i de fleste tilfeller være mest naturlig å håndtere varslene internt. Det er da uhyre viktig å lage en god prosess for dette og det er flere og flere som velger et varslingsutvalg med klart mandat. Overordnet er det viktig å sørge for at prosedyrene sikrer objektivitet, at man har tillit til at prosedyrene er rettferdige og troverdige.

 

Et annet forhold som volder utfordringer i saksbehandlingen, er hvilke krav man skal sette til innholdet i et varsel. Kontradiksjonsprinsippet slår inn her. Hvis man aksepterer et anonymt varsel med lite konkret innhold, må man vurdere om dette skal benevnes som en henvendelse, som får et saksbehandlingsspor, istedenfor et varsel som fører til full «etterforskning». Hvordan skal den det varsles mot orienteres ved en henvendelse, og hvordan skal de som varsler ved en henvendelse, følges opp, er viktige spørsmål som hver organisasjon må finne sitt svar på. Personlig er jeg av den oppfatning at hvis man skal følge fulle varslingsprosedyrer må man tillate full kontradiksjon, det vil si at den det varsles mot får greie på hvem som har varslet og hva det konkret er varslet om, slik at man får mulighet til å legge frem sin side av saken.

 

Andre momenter man også må vurdere ved utforming av prosedyreregler, er om det skal være tidsmessige avgrensninger, altså om arbeidsgiver skal vurdere et hvert varsel uansett hvor langt tilbake i tid det omhandler. Grensedragning mot hva man gjør i privatlivet og hva man gjør i organisasjonen eller på vegne av arbeidsgiver, bør også avklares. En må også se på hvilket nivå varselet skal håndteres. De fleste arbeidsgivere og organisasjoner ønsker at varselet skal håndteres på lavest mulig nivå, men det bør alltid foreligge en valgmulighet for varsleren slik at det kan varsles sentralt, for eksempel til et utvalg. Hva følgene av brudd på retningslinjene skal være, bør også diskuteres. I en organisasjon bør ytterste konsekvens være eksklusjon, mens den andre enden av skalaen bør være en advarsel eller irettesettelse. For en ansatt likeså, avskjed, oppsigelse eventuelt advarsel eller irettesettelse.

Samfunnsviterne har en samarbeidsavtale med Advokatfirmaet Lippestad AS, som gir medlemmer 3 timer gratis juridisk bistand pr. telefon innen et vidt spekter rettsområder.

Les mer om avtalen her!

 

Prosedyrene bør også være tydelige på hvem som skal fatte de endelige beslutningene om hva følgene av brudd på retningslinjene skal være. Velger man et varslingsutvalg i en organisasjon med tillitsvalgte og medlemmer, bør det etter min oppfatning kun gis en innstillingsrett til sentralstyret, som fatter det endelige vedtaket. I arbeidsforhold vil det typisk være daglig leder, eller i svært alvorlige tilfeller, styret som fatter de endelige avgjørelsene der det er varslet sentralt.

 

Retningslinjer, rutiner og prosedyrer for varsler bør være lett tilgjengelig, gjerne gjennom organisasjonens hjemmeside eller andre åpne strukturer, slik at den som opplever noe kritikkverdig vet hvordan og hvem den skal kontakte. Det er videre lite hjelp i gode retningslinjer og prosedyrer dersom ikke bedriften eller organisasjonen har god praksis for trening og opplæring. Alle ledere, ansatte og tillitsvalgte bør få grundig opplæring om hvordan de skal handle til enhver tid, slik at alle er trent i å kunne håndtere situasjonen på riktig måte. Åpenhet rundt varslingsprosessen er viktig for at alle, uavhengig av posisjon, har kunnskap om fremgangsmåte og håndtering av et varsel, slik at eventuelle varslere blir tatt på alvor og ikke opplever at varslingsprosessen blir en ny belastning. Det samme gjelder den det varsles mot, slik at denne opplever prosessen som objektiv og rettferdig.

 

Tredjepartshåndtering er også viktig. Hvem samarbeider organisasjonen eller bedriften med, og hvilken risiko kan oppstå i dette forholdet? Det bør videre være gode rutiner for internkontroll, og dersom ikke rutiner og prosedyrer følges, bør dette få følger for de ansvarlige i organisasjonen.

 

Det viktigste suksessfaktoren av alt, når det gjelder god virksomhetsstyring – som på så mange andre områder – er god kultur og ledelse. Metoo-kampanjen har med all tydelighet vist at svært mange kvinner, og noen menn, opplever ulovlig seksuell trakassering på arbeidsplassen. Dette er svært alvorlig for den enkelte som, i ytterste konsekvens, kanskje ikke orker å stå i en slik situasjon og faller ut av arbeidslivet. Det er også veldig alvorlig for omdømmet til en organisasjon eller bedrift som kan medføre store økonomiske tap. Ledelsen må gå foran og ta utfordringene på alvor. Ikke bare fordi de er lovpålagte, men fordi det er viktig og nødvendig for alle de ansatte, og fordi det er en forutsetning for å skape en god kultur i organisasjonen eller bedriften.