.

Dybde

Framtidens kontorløsninger – suksess eller fiasko?

Få endringsprosesser skaper mer temperatur blant ansatte enn overgangen fra cellekontorer til åpent landskap. Blir man i tillegg pålagt «free-seating» og «clean desk», ligger forholdene til rette for stor uro. Hvorfor er det slik, og er det bare negativt å forlate tanken om ett kontor til hver ansatt? Hva kan vi gjøre for å lykkes med åpne landskap?
  • Gunn Kvalsvik
  • NTNU, PxHere, Rawpixel

Uansett motstand, velger stadig flere virksomheter åpent kontorlandskap med «free seating», også kalt «aktivitetsbasert kontor». Mange ansatte protesterer og ønsker ikke slike endringer. Men stadig flere forskningsarbeider, særlig nyere studier, viser at aktivitetsbaserte kontorløsninger har en rekke andre positive effekter – og ikke minst at ordningen er godt rigget for et fremtidig moderne arbeidsliv.

 

Forskning og sannheter
Når en virksomhet innfører en åpen kontorløsning, blir både arbeidsvaner og historie utfordret. Å miste sitt eget cellekontor, betyr for mange å miste en rettighet eller et gode. Dette er en av grunnene til at folk blir ekstra negative når åpne kontorløsninger blir foreslått.

 

En ny doktorgradsavhandling fra NTNU viser at den som ikke klarer å fri seg fra tanken om egen pult, vil få det vanskelig med å trives på jobb. Statusen et eget kontor fører med seg, kan ifølge studien være et hinder for endring og dermed være negativt for hele organisasjonen. Dette må ledere være klar over. Involvering og bruk av tid på organisasjonsendring er en av nøklene for å få bort slike forventninger. Dessuten skjer det noe når løsningen er i gang og implementert.

 

– Det tar som oftest kun noen uker å tilpasse seg den nye kontorløsningen, sett at prosessen i forkant har vært god. Etter noen måneder rapporterer faktisk hele 80 prosent av de ansatte at de ikke ønsker seg tilbake til det gamle systemet, sier Mari Skogland, som står bak doktorgradsavhandlingen.

 

Grunnene for at de ikke ønsket seg tilbake var mange. Blant annet ble det rapportert om opplevelse av mer fleksibilitet, at sonene gir tilhørighet, at de etterhvert satte pris på å selv velge en plass og en pult som passer personlige preferanser og behov, og at ingen følte at de ble hensatt til dårlige pulter.

 

– NRK sendte nylig et Brennpunkt-program som fortalte at aktivitetsbaserte kontorer ikke fungerte, noe som ble underbygget både ved case og ved å peke på ulike forskningsarbeider?

– Ja, forskningen spriker noe. Men det vi ser, er at nyere forskning, foretatt de siste ti årene, viser til mange positive sider ved fleksible løsninger. Både fordi det er mer effektivt produksjonsmessig, men også fordi formen fungerer bedre for moderne virksomheter. Det kan også være at de første forsøkene kom negativt ut fordi de ble gjort for snart 20 år siden, i et arbeidsliv som ikke var modent for slike løsninger og hvor datidens teknologi ikke muliggjorde mobilt arbeid slik det gjør i dag. Dagens måte å jobbe på er mer kompatibel og mer tilpasset aktivitetsbasert arbeid, sier forskeren.

Mari Skogland argumenterer i sin doktorgrad for at mye tyder på at grunnen til at stadig flere går over til tradisjonelle åpne landskap, er at det passer bedre til moderne arbeidsoppgaver, og til en arbeidshverdag med høy mobilitet.

– Organisasjoner må ikke bare bruke tid på det praktiske rundt overgangen til aktivitetsbaserte kontorlandskaper med «free seating», de må også snakke om at den nye løsningen åpner opp for andre måter å jobbe på.

Mari Skogland, PhD ved Institutt for arkitektur og planlegging, NTNU.
- Laptop er vanligere enn stasjonære PC-er, og mobilitet er så innarbeidet at få tenker noe særlig på at man i løpet av en arbeidsdag er i bevegelse i snitt 70 prosent av tiden. Dette må arbeidsplassen gjenspeile og da er fleksibilitet en svært viktig variabel, fastslår Skogland.

 

Nye arbeidsplasser – ny organisasjon
Skogland argumenterer for at mye tyder på at grunnen til at stadig flere går over til tradisjonelle åpne landskap, er at det passer bedre til moderne arbeidsoppgaver, og til en arbeidshverdag med høy mobilitet.

 

– Vi jobber i team, flekser, løper på møter og er i varierende grad autonome med økt kontroll over egen arbeidssituasjon. Laptop er vanligere enn stasjonære PC-er, og mobilitet er så innarbeidet at få tenker noe særlig på at man i løpet av en arbeidsdag er i bevegelse i snitt 70 prosent av tiden. Dette må arbeidsplassen gjenspeile, og da er fleksibilitet en svært viktig variabel, sier hun.

 

Ett av målene med doktorgradsarbeidet var å studere hvordan implementering av nye arbeidsplasskonsepter kan brukes som strategiske virkemidler for å skape organisasjonsendring. Dette er selvsagt viktig å undersøke basert på kunnskapen om at fremtidens arbeidsplasser vil være i kontinuerlig endring.

 

– Jeg undersøkte sammenhengen mellom endringsvilje og kontororganisering ved å gjennomføre kvalitative studier ved tre større norske bedrifter. Studien fokuserte på hvordan endring av fysisk arbeidsplasskonsept, sammen med andre virkemidler og aktiviteter i forbindelse med endringsprosessen, kunne bidra til å oppnå ønsket organisasjonsendring, forklarer hun.

 

– Gjorde den det, altså opplevde man større grad av endring?

– Aktivitetsbasert kontor krever at individet selv tar større ansvar for hvor han eller hun til enhver tid trenger å være, avhengig av hvilke arbeidsoppgaver som skal løses. Vi må altså lære oss å utnytte ressursene våre og organisere egen arbeidshverdag basert på dette. Det er ikke så viktig hvor vi sitter, men at vi sitter på riktig sted i forhold til den aktuelle arbeidsoppgaven. Så svaret er at ja, på mange måter er det lettere å gjennomføre endring i et slikt kontorlandskap fordi den åpner for mobilitet, mener Skogland.

 

Skoglands studie viser også at mange opplevde at de i åpne landskap jobbet mer effektivt. At de allerede på vei til jobb evaluerte dagens gjøremål, prosjekter etc. og bestemte seg hvor de ville sitte basert på dette. Dette førte videre til at de ikke blandet oppgaver og var mer konsentrerte på hver enkelt arbeidsoppgave.

 

Opplæring og involvering
En annen hovedkonklusjonen fra studien er at det er prosessen i forkant og rundt overgangen som er avgjørende for om det blir et godt resultat eller ikke. God kommunikasjon, medbestemmelse og brukermedvirkning både i forkant, undervegs og i ettertid som en repeterende prosess, er avgjørende.

 

– De ansatte må få opplæring i hvordan de skal bruke det nye kontoret. I tillegg må overgangen fra det gamle til det nye gjennomføres på en smart og smidig måte. Organisasjonen må rett og slett ha en detaljert plan for hva som skal skje etter at den nye løsningen er tatt i bruk, sier forskeren.

Studien viser også at mange opplevde at de i åpne landskap jobbet mer effektivt. At de allerede på vei til jobb evaluerte dagens gjøremål, prosjekter etc. og bestemte seg hvor de ville sitte basert på dette, forteller Mari Skogland.

Doktorgradsprosjektet til Skogland er endel av prosjektet ’Arbeidsplass konsept som strategisk virkemiddel’ er en del av et eksternt finansiert Brukerstyrt Innovasjonsarena (BIA) prosjekt ved navn K2-Morgendangens Arbeidsplass.

 

– Har du noen konkrete råd til virksomheter som er i prosess eller vurderer aktivitetsbaserte kontorløsninger?  

– Organisasjoner må ikke bare bruke tid på det praktiske rundt overgangen til aktivitetsbaserte kontorlandskaper med «free seating», de må også snakke om at den nye løsningen åpner opp for andre måter å jobbe på. Det er også nyttig å peke på at det endrer på gamle vaner og derfor gjør noe med tankesettene våre. Denne samtalen og dette fokuset må starte samtidig som nye kontorer planlegges og bygges, altså gjerne allerede to-tre år før flytting eller ombygging, sier hun.

 

– En ting til: Det er ikke bare å kopiere et aktivitetsbasert kontor og tro at man vil oppnå suksess. Alle må lage sine kontor, basert på behov og oppgaver, avslutter Skogland.